Integrierte Datenstrukturen als Basis

Compliance-Anforderungen an PLM-Konzepte

Compliance-Themen sind relevant für sämtliche Industrien und betreffen alle Stufen der Wertschöpfungskette sowie alle Aspekte der Produktherstellung, -entwicklung, -wartung und -entsorgung. Gefordert ist nicht nur der Inverkehrsbringer eines Produkts, sondern auch jeder Zulieferer. Wie lässt sich Compliance – also die Einhaltung von gesetzlichen und regulatorischen Vorschriften – über den gesamten Produktlebensyzklus sicherstellen?

Compliance-Anforderungen an PLM-Konzepte und die PLM-Praxis sollten im Hinblick auf zwei Bereiche «Werkstoff-Substanz-Compliance» sowie «Export Compliance» geprüft und bei Bedarf angepasst werden. Obwohl sich diese zwei Bereiche erheblich unterscheiden, sind die Prinzipien für das Management von Daten und die Vorgehensweisen zum Erbringen der Compliance-Nachweise ähnlich.

Werkstoff-Substanz-Compliance

Die Werkstoff-Substanz-Compliance bezieht sich auf die Einhaltung von Vorschriften und Standards für verwendete Werkstoffe in Produkten bezüglich der gelisteten Grenzwerte (REACH, RoHS etc.). Daneben gibt es auch Bestrebungen, über sogenannte Schmelzerverzeichnisse die Herkunft von Mineralien und Metallen nachzuweisen. Primär betroffen von diesen Regularien sind sämtliche physischen Artikel beziehungsweise deren Produktdaten. Stakeholder für Werkstoff-Compliance-Nachweise sind vor allem Zulassungsbehörden und Kunden.

Export Compliance

Die Export-Kontrolle hat in jüngster Vergangenheit aufgrund des Ukraine-Konflikts an Relevanz und Brisanz zugelegt. Zentral ist hier unter anderem die Dual-Use-Frage, d. h. ob gewisse Substanzen oder Produkte über den zivilen Bereich hinaus auch militärisch eingesetzt werden könnten (z. B. Laser-, Radar oder Verschlüsselungstechnologie, Hochleistungsrechner etc.). Weiter gilt es, Embargos und Sanktionen zu beachten. Primär betroffen von der Export-Compliance sind beispielsweise mechatronische Produkte. Zu den Stakeholdern gehören hier Zollbehörden, Kunden oder auch das SECO.

Typische Herausforderungen für die zuverlässige Erbringung und Aktualisierung von Compliance-Nachweisen

Sowohl für die Werkstoff-Substanz-Compliance als auch für die Export Compliance stellen sich in Unternehmen häufig folgende Herausforderungen:

• Unklare Zuständigkeiten und unzureichend etablierter Prozess, bzw. fehlende verbindliche Deliverables in Entwicklung und Produktpflege
• Unklare Datenlage und kaum nachvollziehbare Spezifikationen betreffend Werkstoffe, Verwendungsnachweise von Werkstoffen etc.
• Fehlende Aktualität und kein zentraler Zugriff auf Nachweise, Zertifikate und Deklarationen
• Sammeldeklarationen für verschiedenste Produkte
• Schwierige Kommunikation mit Lieferanten, unpräzise Aussagen seitens Lieferanten betreffend Spezifikationen
• Rein dokumentbasierter Ansatz mit Formularen schafft Redundanzen und erschwert die Auswertungen über Strukturen hinweg sowie die Mehrfachverwendung in verschiedenen Produkten und Geräten

Zentrale Anforderungen an die vier Phasen der Compliance-Management-Prozesskette

• Produktspezifikation: Hier gilt es, die Compliance bereits mit Metadaten statt auf reiner Dokumentenbasis zu erfüllen.
• Deklarationsdaten aus der Lieferkette: Daten müssen auf Stufe Artikel/Einbaugruppe eingefordert werden und Lieferantenanteile (Relation zwischen Artikeln und Lieferanten) sollten nicht via E-Mail, sondern über ein webbasiertes Lieferantenportal kommuniziert werden.
• Compliance Check über ganze Produktstrukturen (BOMs): Hier gilt es, losgelöst ein Compliance Assessment aufgrund von Deklarationsdaten und Spezifikationsdaten vorzunehmen.
• Compliance Reporting: Das Compliance Reporting erfolgt auf Basis des Compliance Checks und die Compliance-Nachweise sollten auf ein Kundenportal hochgeladen werden.

Positive Kosten-Nutzen-Rechnung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Compliance sowohl im Bereich «Werkstoff-Substanz» als auch im Bereich «Export» spezifische Anforderungen an die Produktdaten und -strukturierung, an die Unternehmensprozesse sowie an die IT-Tools stellt. Integrierte Datenstrukturen sind ein entscheidender Erfolgsfaktor für effiziente Compliance-Nachweise. Wichtig sind zudem interne und externe organisatorische Aspekte: Es gilt entsprechende Rollen und Aufgaben für eine zuverlässige Compliance-Management-Prozesskette klar zu definieren und dabei immer auch die Zulieferer langfristig «an Bord zu holen» und in die Verantwortung zu nehmen.

Auch wenn der Aufbau und Unterhalt eines integrierten Compliance-Managements mit Kosten verbunden ist, zeigt die Aufwand-Nutzen-Betrachtung, dass sich die Investitionen lohnen. Dies insbesondere, weil entsprechende Compliance-Aufwände im Unternehmen oft bereits geleistet werden – allerdings bisher in versteckter und weniger effizienter Form.

PLM Open Hour: Compliance-Themen im PLM-Kontext

In dieser Open Hour ordneten wir für Sie die folgenden beiden Compliance-Bereiche im Zusammenhang mit PLM ein und Sie haben Hintergründe zu zentralen Fragestellungen erfahren Direkt-Link zu Slideshare und Download

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