B2B-Bestellprozess optimieren und Produkte konfigurieren

Darum geht's

Eine eigene, integrierte Client-Lösung für IFS

Als bei Uster Technologies AG aus Lizenzierungs- und Kostengründen ein Wechsel des ERP-Systems von SAP zu IFS anstand, beauftragte das Unternehmen die Intelliact AG damit, eine eigene, einfach zu bedienende Client-Lösung für IFS zu entwickeln. Denn die Standard-Benutzeroberflächen für IFS waren für die spezifischen Bedürfnisse der Uster Nutzer – primär eigene Verkäufer im Aussendienst und Distributoren rund um den Globus – zu komplex und überladen.

Ziel von Uster war es, mit einer neuen integrierten Lösung die Konfiguration der Textilprüfgeräte, den Kauf von Ersatzteilen und die Erstellung von Angeboten zu vereinfachen – für Sales und Distributoren. Gleichzeitig wollte man das Onboarding von Distributoren beschleunigen und sie mit einer intuitiven Lösung und superschnellen Prozessen besser anbinden. Vor der von Intelliact entwickelten Lösung wurde eine Standalone-Applikation für die Konfiguration neben SAP unterhalten und betrieben. Entsprechend aufwändig war es, die Regelwerke permanent synchron zu halten.

Projekt-Herausforderungen

Sicherheit, Einfachheit und maximalen Nutzen für alle User gewährleisten

Zu den Hauptherausforderungen gehörte neben der präzisen Definition und Umsetzung der Nutzeranforderungen auch die Sicherheit. Die Sales-App ist nicht frei zugänglich, sondern nur für Verkäufer und Distributoren von Uster gedacht. Der Zugriff auf die App erfolgt übers Internet, ohne dass das gesamte ERP gegen aussen offengelegt werden muss. Entsprechend waren die Authentifizierung der Benutzer und die Autorisierung für den Zugriff auf verschiedene Inhalte wichtige Aufgaben bei der Entwicklung der Sales-App.

Eine weitere Herausforderung bestand darin, eine App zu entwickeln, die möglichst wenig eigene Logik hat, sodass keine Silolösung entsteht. Weder Daten noch Funktionen resp. Regeln sind bei der Uster Sales-App redundant, sondern stammen ausschliesslich aus dem ERP. Kurz: IFS, das zugrundeliegende ERP-System, ist die «Single Source of Truth» und es gibt keine doppelte Datenpflege. Zudem galt es, die nahtlose Integration der Lösung in die bestehenden Prozesse für Verkaufsleiter, Backoffice und Engineering sicherzustellen.

Von Intelliact umgesetzt

Sales-App mit Ersatzteil-Webshop und Produktkonfiguration

Die zentrale Frage für Intelliact hiess auch bei diesem Projekt: Wie lassen sich die Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens – in Kombination mit Produktdaten – in einen optimalen digitalen Prozess überführen?

Im Vorfeld der App-Entwicklung führte Intelliact deshalb mehrere Workshops durch, um die Anforderungen und Ziele des Unternehmens zu verstehen. Ebenso ging es darum, die Benutzergruppen des Systems und deren spezifische Anforderungen zu verstehen. Die Benutzergruppen wurden mit Personas abgebildet und man definierte gemeinsam die zwei zentralen Customer Journeys:

1. Konfiguration von Uster-Produkten

Bei der Produktkonfiguration erfolgt der Einstieg über das Dashboard, das einen Überblick über bereits bestehende Offerten bietet. Mit wenigen Klicks können die Verkäufer Parameter wie Kundenname, Währung und Lieferdatum definieren und neue Angebote für Equipment und Ersatzteile anlegen. Danach lassen sich einzelne Produkte auswählen und individuell konfigurieren. Kernelement für das Konfigurieren von Produkten ist das Nachladen von möglichen Varianten und Optionen. Dieser Prozess ist interaktiv und die gesamte Logik stammt aus dem IFS als «Single Source of Truth». Ist das Gesamtprodukt nach Kundenwunsch konfiguriert, kann der Verkäufer das Angebot als PDF- oder Worddatei ausdrucken.

2. Webshop für Ersatzteile

Im Webshop können Distributoren sämtliche Ersatzeile direkt in der gewünschten Anzahl auswählen. Ist ein Produkt nicht verfügbar, erscheint eine entsprechende Meldung. Sobald der Distributor alle Teile in den Warenkorb gelegt hat, hat er ebenfalls die Möglichkeit, direkt via Sales-App selbstständig IFS Sales Quotations zu erstellen. Zudem können Distributoren jederzeit den Stand von offenen Offerten einsehen und erhalten automatische Reminder.