Produktdaten und Compliance

Die Regularien für Substance Compliance und Environmental Sustainability werden sich weiter verschärfen. Damit stellen sich spezifische Anforderungen an die Produktdaten und -strukturierung, an die Unternehmensprozesse sowie an die Applikationen im Compliance-Prozess.

Für Unternehmen wird es zunehmend wichtiger werden, Nachweise für Substance Compliance (Substanzkonformität) und Environmental Sustainability (ökologische Nachhaltigkeit) verlässlich und insbesondere auch sehr effizient zu erbringen. Das heisst unter anderem, dass die Compliance nicht mehr nur in der Retrospektive eingefordert und beurteilt werden kann, sondern bereits in Design- und Beschaffungsentscheidungen einfliessen muss. Gefragt ist eine belastbare Compliance-Management-Strategie, die individuellen Anforderungen, Voraussetzungen und Zielsetzungen berücksichtigt.

Typische Herausforderungen rund um Compliance und Nachhaltigkeit

Eine Herausforderung besteht darin, dass zwischen Entscheidungsträgern und Experten respektive zwischen Management und Business oft unterschiedliche Wahrnehmungen und Zielsetzungen betreffend Compliance und Nachhaltigkeit bestehen. Diese «Wahrnehmungskluft» gilt es möglichst zu überbrücken. Weitere zentrale Fragestellungen sind:

Reduktion der Unschärfe: Wie lassen sich Compliance-Nachweise so belastbar und verlässlich wie möglich – oder nötig – erstellen?
Effizienz: Wie viel Zeit und Geld dürfen Compliance-Nachweise kosten
Lieferkette/externe Dienstleister: Lassen sich unternehmensinterne Aufwände für Compliance reduzieren, indem man die Lieferkette und allenfalls externe Dienstleister in die Pflicht nimmt?
Business Need: Welche Regularien und Richtlinien sind für das eigene Unternehmen aktuell und künftig verbindlich?

Weshalb Compliance- und Nachhaltigkeitsnachweise zunehmend wichtiger werden

Neben den etablierten Verordnungen wie REACH, RoHS sowie weiteren industriespezifischen Verordnungen umfasst der europäische Green Deal als Rahmenwerk konkrete Verordnungen und Regularien. Dazu gehört unter anderem die Öko-Design-Verordnung ESPR oder auch die EU-Batterienverordnung. Diese sollen bis 2030 schrittweise mittels des digitalen Produktpasses (DPP) umgesetzt werden. Bereits bis 2027 treten der Batterie-Pass und der Textil-Pass in Kraft. Es wird also generell zu einer Verschärfung oder Erhöhung der Anforderungen an Unternehmen kommen. Informationen und Produktdaten müssen transparent publiziert werden bis hin zur Herkunft der Materialien, zu Substanzen (SVHCs), zum ökologischen Fussabdruck etc. Daraus ergeben sich drei wichtige Erkenntnisse:

Die verschärften Anforderungen lassen sich mit einem dokumentenbasierten Compliance-Ansatz nicht effizient erfüllen. Systemintegrierte Werkstoffdaten und durchgängige Compliance-Daten sind unverzichtbar.
Nachweise allein werden nicht mehr ausreichen, sondern bereits Design-Überlegungen (Ökodesign) und Sourcing-Entscheidungen müssen auf Basis des ökologischen Fussabdrucks getroffen werden.
Die Environmental Sustainability wird von der Option zur Verpflichtung.

Datendurchgängigkeit der Compliance-Management-Prozesskette als Voraussetzung

Generell sollte in der durchgängigen Prozesskette möglichst früh eine solide Compliance-Basis geschaffen werden. Bei der Wahl der Compliance-Strategie gilt es zwischen Effizienz und Belastbarkeit abzuwägen. Eine detaillierte Analyse oder gegebenenfalls ein Assessment kann bei der Wahl der situativ richtigen Strategie respektive der passenden Vorgehensweise unterstützen. Die Compliance-Management-Prozesskette besteht aus vier Phasen:

Schritt 1: Produktdesign/Spezifikation

Je präziser die Spezifikation, desto belastbarer der Nachweis. Entsprechend gilt es hier, die Compliance bereits mit Metadaten (Werkstoff, Halbfabrikat, Gewicht etc.) statt auf reiner Dokumentenbasis zu erfüllen. Zudem sollte die Spezifikation bereits die Substance-Compliance-Erfüllung, Umweltfaktoren etc. berücksichtigen (Ökodesign). Auch ein möglichst früher Einbezug des Einkaufs ist wichtig, um Beschaffungsstrategien zu schärfen. Die explizite Definition von Herstellern und Lieferanten von Artikeln gewährleistet die Einhaltung von Minimalanforderungen betreffend Spezifikation von Katalogartikeln (Manufacturer ID).

Schritt 2: Compliance-Deklaration

Bei der Deklaration gilt es, die Hersteller respektive die Lieferkette in die Deklarationspflicht zu nehmen. Ziel und zugleich Herausforderung ist auch hier, die Deklarationen als Metadaten und nicht als Dokumente einzufordern, um die Durchgängigkeit zu gewährleisten. Zur Beschaffung der Deklarationen bieten sich mehrere Optionen an. Die Deklaration kann intern beschaffen werden, indem das Unternehmen mit der Lieferkette kommuniziert, z. B. mittels Deklarationsportal. Es ist auch möglich, für Compliance- und Fussabdrucksdeklarationen externe Unterstützung durch Compliance-Dienstleister zu nutzen.

Schritt 3: Compliance Check

Der Compliance-Check hinsichtlich Erfüllung der Regulatorien zu Compliance und ökologischer Nachhaltigkeit erfolgt über die gesamten Produktstrukturen (BOMs). Die Kalkulation kann durch einen externen Dienstleister ausgeführt werden, was sehr effizient ist, aber eine geringere Belastbarkeit der Nachweise zur Folge hat. Erfolgt die Kalkulation dagegen intern, besteht ein tiefes BOM- und Kontextverständnis und die Resultate lassen sich in allen BOM-Verwendungen wieder nutzen. Zusätzlich können interne Einflüsse wie Betriebsstoffeinsatz berücksichtigt werden und der IP-Schutz sensibler Daten wie BOMs ist gewährleistet.

Schritt 4: Compliance Reporting

In der letzten Phase werden auf Basis der Compliance-Deklaration und des Compliance Checks die verordnungs- und richtlinienspezifischen Nachweisanforderungen für Verkaufsprodukte (Ersatzteile, Ersatzteil-Kits) sowie Einzelartikel erbracht. Entscheidend für die Belastbarkeit der Nachweise ist in jedem Fall eine zuverlässige Datendurchgängigkeit.

Unternehmen sehen sich mit wachsenden gesetzlichen Anforderungen konfrontiert, die regelkonforme und umweltgerechte Produkte verlangen. Damit steigt einerseits der Druck, mit grösstmöglicher Effizienz belastbare Nachweise zu erbringen. Andererseits bietet diese Entwicklung Unternehmen auch die Chance, mit strukturierten Produktdaten und klaren Werkstoffspezifikationen die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.

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